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Classement des archives et articles patrimoniaux

L’ensemble constitue un exceptionnel fonds documentaire dans des domaines aussi variés que :

• L’histoire politique ou administrative avec les délibérations des conseils municipaux, les arrêtés du maire et les rapports de commissions municipales,
• L’histoire de l’architecture ou de l’urbanisme avec les dossiers de construction des édifices municipaux ou les dossiers de voirie,
• L’histoire économique avec les listes d’imposition, les cadastres, les déclarations d’établissements industriels,
• L’histoire des familles et des personnes à travers l’état civil, les listes électorales et les recensements.

La liste n’est pas exhaustive, ce fonds s‘enrichit au fil des ans d’archives nouvelles, « modernes » (photographies, vidéos…). Il s’accompagne parfois d’objets caractéristiques d’une époque (agriculture, artisanat, industrie, commerce) et témoins de savoir-faire aujourd’hui disparus.

Le fond des archives patrimoniales municipales de Fleurieu, collecté depuis de nombreuses années par nos prédécesseurs n’avait pas fait l’objet de classement avant 2016. La commission municipale élargie du patrimoine a entrepris depuis cette date de commencer à classer et ranger ces documents.

Autrefois stockés dans des armoires à l’étage de la mairie dans un local attenant aux archives municipales modernes, Ils ont été déménagés par les soins de l’Association du Patrimoine Fleurentin dans la « Maison Fleurentine », l’ancien presbytère magnifiquement restauré, pour y être classés et rangés.

Les locaux du premier étage sont dédiés à l’accueil de ce fonds qui pourra ainsi être consulté par la population.

Le classement

Définition

Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.

Pourquoi classer ? Intérêt, importance du classement.

Le classement a une très grande importance. Il doit :

• Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles,
• Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ;
• Permettre une bonne conservation des documents.

Méthodes de classement

Les méthodes classement peuvent être :

• Alphabétique,
• Chronologique,
• Géographique/topographique,
• Thématique,
• Distinction entre documents reçus et documents envoyés (pour la correspondance)

Comment classons-nous nos archives ?

• Nous avons choisi d’utiliser le règlement des archives communales de 1926 qui organise les archives selon des séries thématiques désignées par des lettres alphabétiques. Ce cadre est utilisé officiellement pour les archives datées jusqu’en 1982
• Après 1982, la circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983 instaure le classement dit « en continu ou W », qui organise les archives par service producteur. Nous n’utilisons pas ce cadre.

Nota : ce cadre de classement selon des séries thématiques n’est pas contraignant, car nous verrons que grâce aux fonctions de tri de la base de données dans lequel les séries seront saisies, il sera possible de créer et visualiser des classements alphabétiques, chronologiques, géographiques, topographiques etc…

Cadre de classement

Les archives communales sont cotées selon le cadre de classement défini par le règlement de 1926. Les domaines thématiques sont symbolisés par une lettre de l’alphabet : lettre doublée pour les archives anciennes ¹, une seule lettre pour les archives modernes². Les séries d’archives modernes sont subdivisées en sous-série thématiques, symbolisées par un chiffre³. La cote d’archives se compose de la série ou sous-série, suivi du numéro d’article.

1. « Archives anciennes » : dans ce cadre, antérieures à 1790.
2. « Archives modernes » : dans ce cadre, entre 1790 et 1982.
3. Pour ne pas surcharger ce document, nous ne publions pas ici les numéros d’articles.

Des adaptations du cadre de classement sont fréquentes dans les services d’archives communales : attribution d’une sous-série par guerre mondiale par exemple, utilisation de la série T non réglementaire pour coter ce qui concerne l’urbanisme, etc.

Nota : Nous utiliserons les séries Fi (Documents figurés), AV (documents audios et audiovisuels). Réglementaire pour les Archives départementales, elles peuvent être utilisées pour les archives communales. Voir document annexe séries Fi et AV

Archives anciennes (antérieures à 1790)

AA : Actes constitutifs et politiques de la commune, correspondance générale

BB : Administration communale

CC : Finances, impôts, comptabilité

DD : Biens communaux, eaux et forêts, travaux publics, voirie

EE : Affaires militaires

FF : Justice, procédures, police

GG : Cultes, instruction publique, assistance publique

HH : Agriculture, industrie, commerce

II : Documents divers

Archives modernes : c’est ce cadre que nous utilisons principalement

A : Lois et actes du pouvoir central

B : Actes de l’administration départementale

C : Bibliothèque administrative

D : Administration générale de la commune

• 1 D : Conseil municipal.
• 2 D : Actes de l’administration municipale (arrêtés, correspondance).
• 3 D : Administration de la commune.
• 4 D : Contentieux.

E : État civil

F : Population. Économie sociale. Statistique.

• 1 F : Population.
• 2 F : Commerce et industrie.
• 3 F : Agriculture.
• 4 F : Subsistances.
• 5 F : Statistique générale.
• 6 F : Mesures d’exception.
• 7 F : Travail.

G : Contributions. Administrations financières

• 1 G : Impôts directs (cadastre).
• 2 G : Impôts extraordinaires.
• 3 G : Rapports de la commune avec diverses administrations au point de vue financier (poste, poids et mesures).

H : Affaires militaires

• 1 H : Recrutement.
• 2 H : Administration militaire.
• 3 H : Garde nationale et sapeurs-pompiers.
• 4 H : Mesures d’exception et faits de guerre.

I : Police. Hygiène publique. Justice

• 1 I : Police locale.
• 2 I : Police urbaine.
• 3 I : Justice.
• 4 I : Répression (prison).
• 5 I : Hygiène publique et salubrité.

K : Élections. Personnel

• 1 K : Élections.
• 2 K : Personnel municipal.
• 3 K : Protocole et distinctions honorifiques.

L : Finances de la commune

• 1 L : Comptabilité.
• 2 L : Revenus et charges de la commune (emprunts, dons et legs, octroi).

M : Édifices communaux. Monuments et établissements publics

• 1 M : Édifices publics.
• 2 M : Édifices du culte et cimetières.
• 3 M : Édifices à usage de services d’assistance et de prévoyance.
• 4 M : Édifices à usage d’établissements d’enseignement, de sciences et d’art.

N : Biens communaux. Terres. Bois. Eaux

• 1 N : Biens communaux.
• 2 N : Bois.
• 3 N : Eaux.
• 4 N : Propriétés et droits divers.
• 5 N : Biens nationaux.

O : Travaux publics. Voirie. Moyens de transport. Régime des eaux

• 1 O : Travaux publics et voirie en général.
• 2 O : Moyens de transports et travaux divers.
• 3 O : Navigation et régime des eaux.

P : Cultes

• 1 P : Culte catholique.
• 2 P : Culte protestant.
• 3 P : Culte israélite.
• 4 P : Cultes divers.
• 5 P : Période révolutionnaire.
• 6 P : Police des cultes.

Q : Assistance et prévoyance

• 1 Q : Bureaux de bienfaisance, secours d’urgence.
• 2 Q : Œuvres charitables.
• 3 Q : Établissements hospitaliers, hospitalisation.
• 4 Q : Institutions diverses.
• 5 Q : Application des lois d’assistance et de prévoyance.

R : Instruction publique. Sciences, lettres et arts.

• 1 R : Instruction publique.
• 2 R : Sciences, lettres et arts.
• 3 R : Sport et tourisme.

S : Pièces ne rentrant pas dans les séries précédentes.